Decyzję o zorganizowaniu warsztatów językowych lub wycieczki szkolnej radzimy podjąć na około sześć miesięcy wcześniej. Rozważając możliwość organizacji wyjazdu należy wziąć pod uwagę konieczność zgromadzenia odpowiedniej liczby uczniów (42 osoby) oraz czas potrzebny na zebranie funduszy. Wczesna rezerwacja daje też gwarancję dostępności wybranego przez Państwa terminu.

KROK 2 - WYBÓR OFERTY

Jeżeli zdecydujecie się Państwo na konkretny wyjazd, należy go rozreklamować w szkole - wręczając ofertę uczniom, następnie organizując spotkanie dla rodziców. Na życzenie wysyłamy materiały i plakaty, które można rozwiesić w szkole.
Zachęcamy do zrobienia wstępnej rezerwacji w biurze ATAS (najlepiej telefonicznie) terminu wyjazdu wybranego przez Państwa, prosimy również o potwierdzanie wolnych miejsc noclegowych (rezerwacja na okres trzech tygodni jest bezpłatna). Wczesną rezerwację doradzamy szczególnie w przypadku wiosennych terminów wyjazdów, jak: marzec, kwiecień, maj.

KROK 3 - ZEBRANIE RODZICÓW

Zebranie rodziców jest czasem dokładnego przedstawienia oferty, warunków uczestnictwa oraz warunków płatności (należy zapoznać uczestników z warunkami przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia). Każdy z rodziców powinien otrzymać xero oferty i warunków. Podczas zebrania radzimy zrobić wstępną listę uczestników, zebrać zaliczkę w wysokości 200 PLN od uczestnika. Wpłata zaliczki daje pewność co do rzeczywistej liczby chętnych.
Rodzice każdego uczestnika powinni zostać poinformowani o konieczności posiadania dokumentów podróży (paszporty, obcokrajowcy - również wizy).

KROK 4 -ZGŁOSZENIE WYCIECZKI

Przyjmujemy wyłącznie zgłoszenia grupowe.
Standardowa grupa powinna liczyć 42 uczestników, dodatkowo przewidujemy 4 miejsca bezpłatne dla opiekunów. Przy mniejszych grupach cena wycieczki wzrasta. Zdajemy sobie sprawę z trudności jakie niekiedy występują z zebraniem grupy, dlatego też umożliwiamy grupom 14 osobowym lub 28 osobowym kontakt z innymi niekompletnymi grupami.Po zebraniu zaliczki należy skontaktować się z naszym biurem w celu podpisania umowy. Umowa może być podpisana w biurze bądź za pośrednictwem poczty.

Na podstawie umowy należy wpłacić zaliczkę (liczba osób x 200 PLN) w kasie biura ATAS, bądź na konto BTM ATAS.
  Bank Milenium S.A. 91 1160 2202 0000 0000 4142 9612.

Uwaga: Należy dostarczyć do naszego biura następujące dokumenty:

1. podpisaną umowę-zgłoszenie

2. oświadczenie, z pieczątką szkoły, o ujęciu danej wycieczki, jako środka dydaktycznego w programie nauczania danego przedmiotu (druki dostarcza pracownik ATAS wraz z umową) - wyłącznie w przypadku warsztatów językowych.

3. listę uczestników z adresem zamieszkania oraz datą urodzenia

4. karty uczestnictwa (druki dostarcza pracownik ATAS wraz z umową).

KROK 5 - ZGŁOSZENIE WYJAZDU DO KURATORIUM
Ze względu na fakt, iż szkoła jest organizatorem wyjazdu, ma obowiązek zgłoszenia go do odpowiedniego kuratorium.

KROK 6 - PRZYGOTOWANIE WYJAZDU
Na 4 tygodnie przed wyjazdem należy dokonać dopłaty za imprezę oraz dostarczyć do biura listę uczestników wraz z kartami uczestnictwa, podpisanymi przez rodziców. Uwaga - na kartach rodzice zaznaczają prośbę dot. otrzymania faktury vat.

KROK 7 - ZBIÓRKA WYJAZDOWA
Czas zbiórki należy wyznaczyć na 30 minut przed planowanym wyjazdem (godzina wyjazdu powinna być uzgodniona z pracownikiem ATAS).

Konieczne jest sprawdzenie czy wszyscy uczestnicy wyjazdu posiadają ważne dokumenty podróży. Osoby bez ważnych dokumentów nie będą dopuszczone do podróży.
Jeśli rodzice lub opiekunowie chcą aby podstawiony autokar został skontrolowany przez policję, do nich należy zawiadomienie policji oraz poinformowanie biura ATAS.